શાખાનું નામ

નિભાવવામાં આવતું રેકર્ડ

રજીસ્ટ્રી શાખા

• ટપાલ મળ્યેથી તમામ ટપાલને ઇનવર્ડ રજીસ્ટરમાં ચઢાવી જેતે શાખામાં વહેંચવી. દરેક શાખાની ટપાલો રવાના કરવા માટે તેને આઉટવર્ડ રજીસ્ટરમાં નોંધી રજીસ્ટર્ડ પોસ્ટ, સાદી પોસ્ટ અથવા મુદ્દામથી ટપાલ રવાના કરવી.
• સર્વિસ સ્ટેમ્પનો હિસાબ રાખવો અને તે અંગેની નોંધ રજીસ્ટરમાં રાખવી.
• લાયબ્રેરી રજીસ્ટર તથા ઇસ્યુ રજીસ્ટર નિભાવવું.
• દરેક શાખા પાસેથી રેકર્ડ રૂમમાં રાખવા માટેની ફાઇલો મેળવવી. રેકર્ડ રૂમમાં રાખવામાં આવેલ તમામ ફાઇલોનું ફેરીસ્ત રજીસ્ટર બનાવવું. નિયત વર્ગીકરણ મુજબ ફાઇલો ગોઠવવી, વર્ગીકૃત ફાઇલોને જે તે વર્ષે નાશ કરવાની કાર્યવાહી કરવી.
•  ડી.જી.સી.ડી., નવી દિલ્હી પાસેથી અગત્યના પુસ્તકો મેળવવા અંગેની કામગીરી.

મહેકમ શાખા

• વર્ગ-૧ થી ૪ના કર્મચારીઓની મહેકમ સંબંધી કામગીરી જેવી કે નિમણુંક, બદલી, બઢતી, ઇનામ, રજા, ચાર્જ એલાઉન્સ, પગાર ફીકશેસન, સ્ટેપીંગ અપ, ખાસ પગાર, વાહન ભથ્થું વગેરે મંજુર કરવા તેમજ ખાતાકીય તપાસ, સજા, તાલીમ, કાયમી કરવા, ખાતાકીય પરીક્ષા, હિન્દીની પરીક્ષા, પ્રાદેશિક ભાષાની પરીક્ષા, સીનીયોરીટી લીસ્ટ  વગેરેની કામગીરી.
• હંગામી જગ્યાઓ ચાલુ રાખવા બાબતે પ્રતિ વર્ષ સરકારશ્રીમાં દરખાસ્ત કરવી તેમજ કાયમી કરવાપાત્ર જગ્યાની દરખાસ્ત કરવાની કામગીરી.
• નવી મંજુર થયેલ જગ્યાઓ ભરવા માટેની કામગીરી.
• તાબાની કચેરીના મહેકમ શાખા અંગેની વાર્ષિક ઇન્સ્પેકશન અંગેની કામગીરી.
• રોસ્ટર રજીસ્ટરોની નિભાવણી તેમજ દર વર્ષે સરકારશ્રીની સુચના મુજબ માહિતી તૈયાર કરી, રજુ કરવી તેમજ રજીસ્ટરો વિભાગ તરફથી પ્રમાણિત કરાવવા.
• કચેરીના કોર્ટ કેસો અંગેની કામગીરી.
• વડી કચેરી તથા તાબાની કચેરીઓના કર્મચારીના ઉ.પ.ધોરણ ચકાસી, કમીટીની સલાહ મુજબ મંજુર કરાવવાની કામગીરી.
• અધિકારી/કર્મચારીની સેવાપોથીની જાળવણી, મહેકમ શાખાને લગતા રજીસ્ટરો નિભાવવા.
• અધિકારી/કર્મચારીને ઓળખપત્ર આપવા અંગેની કામગીરી.
• મહેકમ શાખાને લગતા માસીક, ત્રિમાસિક, છ-માસિક, વાર્ષિક પત્રકો યુનિટ કચેરીઓ પાસેથી મેળવીને રજીસ્ટરોમાં નોંધ કરવી.
• આર.ટી.આઈ. અંગેની માહિતી જિલ્લા કક્ષાએથી સંકલિત કરી, ઓનલાઈન કરવાની કામગીરી તથા આર.ટી.આઈ.ની અરજીઓનો નિકાલ કરી રજીસ્ટર નિભાવવું.
• પી.જી.પોર્ટલ તથા સી.એમ.ઓ. પોર્ટલની અરજીના નિકાલ અંગેની કામગીરી.

ખાસ શાખા

• તાબાની કચેરીઓની વાર્ષિક તપાસણીની કાર્યવાહી.
• વાર્ષિક વહીવટી અહેવાલ તૈયાર કરવાની કાર્યવાહી.
• બાંધકામ કરાવવા અંગેની કામગીરી.
• નાગરિક સંરક્ષણ દિનની ઉજવણી અંગેની કામગીરી.
• સીવીલ ડીફેન્સ પેપર પ્લાનની ચકાસણી અને કસ્ટડીમાં જાળવી રાખવાની કામગીરી.        
• શાખાને લગતી નવી સેવા તૈયાર કરવાની કામગીરી
• મહામહિમ રાષ્ટ્રપતિશ્રી/મહામહિમ રાજયપાલશ્રી/માનનીય મુખ્યમંત્રીશ્રી નાઓના મેડલની દરખાસ્તો જિલ્લામાંથી મંગાવી, ચકાસી, રાજ્ય સરકારમાં મોકલવાની કામગીરી.
• નોન એકચેન્જ (એન.ઈ.) લાઈન જામનગર, અમદાવાદ, વડોદરા, નલીયા, ભુજના બિલ અંગે ડી.જી.સી.ડી., નવી દિલ્હી સાથેના પત્ર વ્યવહારની કામગીરી.
• નાગરિક સંરક્ષણ તંત્રના માનદ સભ્યોના ભથ્થા તથા ગણવેશ અંગેના પત્ર વ્યવહારની કામગીરી.
• આર.ટી.આઈ. અંગેના પત્ર વ્યવહારની કામગીરી.
• મહામહિમ રાજ્યપાલશ્રીના પ્રવચન, રાષ્ટ્રીય કક્ષાના મંત્રીશ્રીઓની સ્પીચ,  નાગરિક સંરક્ષણ તંત્રના પ્રેઝ્ન્ટેશન તૈયાર કરવા, પ્રવૃતિની રૂપરેખા અંગેની કામગીરી
• માસિક, ત્રિમાસિક, છ-માસિક તથા વાર્ષિક પત્રકો જિલ્લાઓમાંથી મેળવી સંકલન કરવાની કામગીરી.
• માનદ સભ્યોને આપવાના થતા ઓળખ કાર્ડની દરખાસ્તની ચકાસણી કરી, મંજુરી મેળવી આપવા અંગેની કામગીરી.
• નાગરિક સંરક્ષણ તંત્રની જુદી જુદી સેવાઓમાં નિમણુંક પામેલ સ્વયંસેવકોની માહિતી જિલ્લા કક્ષાએથી મેળવી અદ્યતન રાખવા અંગેની કામગીરી.

હિસાબી શાખા

• યુનિટ કચેરીની હિસાબી તપાસણી તથા તપાસણી અહેવાલ તૈયાર કરવા તેમજ પૂર્તતા થયેલ પેરા બંધ કરવાની કામગીરી.
• ભારત સરકારના એકાઉન્ટન્ટ જનરલશ્રી તથા ગુજરાત સરકાર તરફથી ઓડિટ તથા રીએમ્બર્સમેન્ટ કલેમ અંગે થનાર ઓડિટ તપાસણીની પૂર્તતા કરવાની કામગીરી.
• જાહેર હિસાબ સમિતિની કામગીરી.
• પેન્શન પેપર તૈયાર કરવાની કામગીરી તેમજ તેને લગતો પત્રવ્યવહાર.
• વડી કચેરી તથા તાબાની કચેરીનું રીવાઇઝ બજેટ અંગેની કામગીરી.
• ગ્રાન્ટ ફાળવણી અને કન્ટ્રોલની કામગીરી.
• કાયમી પેશગીને લગતી કામગીરી.
• માસિક ખર્ચ પત્રક તૈયાર કરવાની કામગીરી.
• ત્રિમાસિક રીએમ્બર્સએન્ટ કલેમ તૈયાર કરવાની કામગીરી.
• નિયામકશ્રીની કચેરીના પગાર, કન્ટીજન્સી, એડવાન્સ, ટી.એ., મેડિકલ વગેરે બિલો બનાવવા.
• બિલ રજીસ્ટર, પુરવણી બિલ રજીસ્ટર, વર્ગ-૪ પાસબુકોના રજીસ્ટરો નિભાવવાની કામગીરી.

સ્ટોર શાખા

• કચેરી માટે સ્ટેશનરી તથા ફોર્મ્સનું ઇન્ડેન્ટ બનાવી, મેળવવી અને તેની જરૂરીયાત મુજબ જે તે શાખામાં વહેંચણી કરવી તથા તે અંગેનું રજીસ્ટર નિભાવવું.
• કચેરીના સરકારી વાહનની દેખરેખ, જાળવણીને લગતી કામગીરી.
• ડેડસ્ટોકની વસ્તુઓ જરૂરીયાત મુજબ ખરીદ કરવી, તેની કમીટી પ્રોસીડીંગ કરી, ડેડ સ્ટોક રજીસ્ટર નિભાવવું.
• કોમ્પ્યુટર, પ્રિન્ટર, ફેક્સ તથા કોપીયર મશીનની ખરીદી તથા જાળવણી અંગેની કામગીરી.
• શાખામાં રાખવામાં આવતી ચીજ વસ્તુઓને કન્ડમ કરવાની કામગીરી.
• સરકારી વર્ગ-૪ ના કર્મચારીને મળવાપાત્ર ગણવેશ અંગેની કામગીરી.
• W.A.R.S. અંગેની કામગીરી.
• GeM Portal પરથી ખરીદ કરવા અંગેની કામગીરી.